Płynny obieg dokumentów, to kręgosłup każdej firmy. Umiejętne zarządzanie dokumentacją korzystnie wpływa zarówno na finanse firmy, jak również na kontakty z dotychczasowymi i nowymi Klientami. Jak można w ten sposób wytyczać nową politykę jakości w przedsiębiorstwie?

Segregacja faktur

Odpowiednie zarządzanie fakturami a konkretnie ich segregacja, to pierwszy stopień do poprawy polityki jakości firmy. Wiele przedsiębiorstw inwestuje w tym celu w specjalistyczne narzędzia, których celem jest uporządkowanie faktur w oparciu o kilka podstawowych kryteriów:

• Data wystawienia,
• Data wpłynięcia,
• Termin rozliczenia
• Kwota faktury
• Wystawca faktury

Na podstawie tych danych, można porządkować dokumenty pod kątem terminu spłaty (na podstawie aktualnej płynności finansowej), danych wystawcy, czy też kwoty zapłaty, lub daty rozliczenia.

Zdefiniowane ścieżki obiegu

Kolejnym, bardzo ważnym krokiem na drodze ku poprawie polityki firmy w kontekście obiegu faktur, jest zarządzanie nimi pod kątem etapu, na którym aktualnie się one znajdują. Przykładowy podział faktur na te przyjęte, sprawdzane, opisywane i zaakceptowane, znacznie ułatwi kontrolę nad nimi, przyspieszając w ten sposób termin spłaty. Na tym etapie, dobrym pomysłem jest też stworzenie wygodnego systemu przypominania o spłacie faktury, który informowałby osobę upoważnioną o zbliżaniu się terminu płatności. System ten może działać wieloetapowo, informując o zbliżającym się terminie zapłaty za fakturę (np. za 5, 3 a potem jeden dzień).

Zarządzanie fakturami a kontrola płatności w czasie

Jak skutecznie poprawić politykę jakości firmy? Najlepiej, kontrolując swoje wydatki w czasie. Dzięki zaawansowanym systemom, których wdrożenie nie jest zresztą aż tak trudne, możliwe jest zebranie w jednym miejscu tych faktur, które jeszcze nie zostały rozliczone. Dzięki temu, uprawniona osoba będzie mogła podjąć szereg działań, których celem będzie odzyskanie zaległych środków. finansowych. System ten powinien działać w obydwie strony a więc tak, by wyeliminować ryzyko zalegania ze zobowiązaniami wobec dostawców i Klientów.

Zarządzanie fakturami a naliczanie wynagrodzeń

Optymalne zarządzanie dokumentacją to proces, który można zrealizować na różnych poziomach a zwłaszcza w kontekście rozliczeń z pracownikami. Wiele przedsiębiorstw działających w branży handlowej, opiera swój system naliczania wynagrodzeń na liczbie umów podpisanych z konkretnymi Klientami. Proces obrotu dokumentacją można jeszcze bardziej rozwinąć, implementując w nim program umożliwiający przypisanie konkretnych faktur do określonych pracowników. W ten sposób przyspieszymy proces naliczania wynagrodzeń i ich przelania na konta pracowników.

Jak poprawić politykę jakości danej firmy? Najlepiej dbając o terminowe rozliczenia z dostawcami, odbiorcami i Klientami. Optymalizacja tego procesu nie może mieć miejsca bez zaawansowanego systemu, służącego do zarządzania fakturami. Zwłaszcza, jeśli na co dzień współpracujemy z dużą liczbą podmiotów zewnętrznych.